Office Manager / Administratívny koordinátor

Informácie o pracovnom mieste

Hľadáme človeka, ktorý má veci pod kontrolou

Hľadáme niekoho, kto má rád, keď veci majú systém, termíny sa dodržiavajú a úlohy nezostávajú visieť vo vzduchu.

Office Manager je pre nás človek, vďaka ktorému každodenná operatíva firmy funguje tak, ako má. Vie, kde sa nachádza zmluva, čo treba vybaviť na úrade, ktorému dodávateľovi sa treba ozvať, dokedy máme reagovať a čo v kancelárii začína dochádzať ešte skôr, ako to dôjde.

Jeden deň pripravuješ cenovú ponuku, druhý komunikuješ s úradom alebo dodávateľom a medzi tým zabezpečíš, aby bola správne vybavená pošta, dokumentácia aj bežný chod kancelárie.

Ak máš rád/a poriadok, dokážeš si vytvoriť systém a namiesto „to nie je moja práca“ skôr premýšľaš „ako to vyriešime?“, pravdepodobne si budeme rozumieť.

Čo bude tvojou úlohou?

Dokumenty a administratíva

• príprava, spracovanie a evidencia firemnej dokumentácie,

• administratívna príprava zmlúv, objednávok, dohôd a ďalších podkladov,

• správa dokumentácie súvisiacej s jednotlivými spoločnosťami a organizáciami v rámci našich aktivít – napr. s. r. o., občianske združenia a ďalšie subjekty,

• administratíva spojená s office hostingom a súvisiacimi službami,

• evidencia, zakladanie a archivácia dokumentov,

• kontrola úplnosti podkladov a dohľad nad ich včasným spracovaním.

Cenové ponuky a podpora obchodu

• spracovanie a formálna príprava cenových ponúk,

• kompletizácia podkladov potrebných k ponukám,

• príprava objednávok a súvisiacej dokumentácie,

• kontrola formálnej správnosti a úplnosti dokumentov,

• administratívna podpora kolegov pri príprave obchodných a projektových podkladov.

Komunikácia s dodávateľmi, partnermi a úradmi

• komunikácia s dodávateľmi a externými partnermi,

• komunikácia s úradmi a ďalšími inštitúciami,

• zabezpečovanie potrebných podkladov a informácií,

• sledovanie rozpracovaných požiadaviek a ich aktívny follow-up,

• koordinácia administratívnych požiadaviek medzi kolegami a externými partnermi.

Nechceme iba preposielať e-maily. Hľadáme človeka, ktorý si vie povedať: „Toto treba dotiahnuť.“

Termíny a lehoty

• evidencia a sledovanie dôležitých termínov a lehôt,

• upozorňovanie na blížiace sa termíny,

• kontrola splnenia administratívnych úloh,

• urgovanie otvorených požiadaviek,

• udržiavanie prehľadu o tom, čo je vybavené, čo čaká a čo treba posunúť ďalej.

Každodenný chod kancelárie

• objednávanie kancelárskych potrieb a spotrebného materiálu,

• zabezpečenie potrebného vybavenia a služieb,

• komunikácia s dodávateľmi zabezpečujúcimi chod kancelárie,

• evidencia a spracovanie prijatej a odoslanej pošty a zásielok,

• zabezpečenie kuriérskych a poštových služieb,

• riešenie bežných prevádzkových požiadaviek.

Jednoducho – aby sa ostatní mohli venovať svojej práci a nemuseli riešiť, prečo chýba toner, kto mal objednať kuriéra alebo kde skončila zásielka.

A občas aj niečo, čo v tomto zozname nie je

Sme dynamická firma a nie každý pracovný deň sa dá vopred napísať do pracovnej náplne.

Súčasťou pozície preto bude aj operatívna administratívna a organizačná podpora vedenia a tímu podľa aktuálnych potrieb spoločnosti.

Hľadáme človeka, ktorý sa pri novej úlohe nezľakne slov „toto som ešte nerobil/a“, ale dokáže si zistiť, ako ju vyriešiť.

Ponúkaný plat

Druh pracovného pomeru

Ďalšie brigády